Schichtplanung digitalisieren: Der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz

Das Biotechnologieunternehmen CSL Behring hat diese Anforderung frühzeitig erkannt. An den Produktionsstandorten Marburg und Bern des Pharmaunternehmens ermitteln fortschrittliche Algorithmen betriebliche Bedarfe und Mitarbeiterwünsche. Diese „gießen“ sie in eine optimierte Schichtplanung und kommunizieren ihre Ergebnisse mit relevanten Drittsystemen. Ein mobiles Mitarbeiterportal sorgt für Transparenz und Interaktivität für die Belegschaft. Mit der Einführung der Workforce-Management-Lösung WorkforcePlus strebt CSL Behring eine erhebliche Reduktion des administrativen Aufwands und eine Flexibilisierung des Schichtbetriebs an, bei gleichzeitig optimierter Planung auch im Sinne der Belegschaft.

Wachstum erfordert Modernisierung der Schichtplanung

Der Hersteller für Blutplasmapräparate ist seit dem Kauf durch die australische Firma CSL 2004 stark gewachsen – von ca.1.100 auf 3.200 Mitarbeitende. Um die Leistung bezogen auf das fraktionierte Plasma signifikant zu steigern, wechselte der Betrieb 2007 in den vollkontinuierlichen Schichtbetrieb – eine Herausforderung für die Personaleinsatzplanung wie für das Recruiting.

Zuvor nutzte das Unternehmen eine Excel-basierte-Lösung für die Schichtplanung, die händische Eingaben im System über An- und Abwesenheiten, Anforderungen und viele Informationen erforderte. Komplexere Manöver wie der Tausch einer Schicht unter Mitarbeitenden waren nur mühsam einzupflegen und nachzuhalten, und Informationen ließen sich nur manuell in andere relevante Systeme wie Zeitwirtschaft, Qualifikationsmatrix oder Produktionsplanung einpflegen. Die Beteiligten mussten bei Änderungen angerufen oder angeschrieben werden. „Das war ein enormer administrativer Aufwand“, erinnert sich Stefan Vaupel, Betriebsleiter bei CSL Behring am Standort Marburg. Darüber hinaus seien die Prozesse langsam und wenig transparent gewesen.

Neben dem Wunsch nach Prozessoptimierung, weiß CSL Behring um die strategische Bedeutung eines nachhaltigen Personalmanagements. Produktionsmitarbeitende müssen in dem Pharmaunternehmen über verschiedene Qualifikationen verfügen und sind nicht immer leicht zu finden. „Der Wunsch nach mehr Flexibilität und Teilzeit ist da“, weiß Klaus Wilhelm, Teilbereichsleiter CSL Behring. In der Vergangenheit sei es allein wegen des administrativen Drucks nicht einfach gewesen, Teilzeitangebote auszusprechen. „Die Arbeitswelt hat sich stark verändert“, sagt Wilhelm. „Gestaltungsmöglichkeiten von Arbeits- und Freizeit sind viel wichtiger geworden. Wir mussten umdenken, um weiter gute Leute ins Unternehmen zu holen und unseren Vollkonti-Betrieb attraktiver zu gestalten. Vom Kopf her waren wir so weit, hatten aber nicht die technischen Möglichkeiten, flexibler zu agieren. Und so kam Inform ins Spiel.“

KI in der Schichtplanung

„Die Einführung einer Software zur Personaleinsatzplanung war bei uns ein langer Prozess“, sagt Vaupel. Zwei Jahre hat CSL Behring investiert, um alle Stakeholder abzuholen, im Vorfeld Prozessanalysen durchzuführen und zu prüfen, mit welchen Schnittstellen das Tool integriert werden und über welche Qualifikationen es verfügen muss. „Das ist in unserer Branche und mit internationalen Standards nicht ganz einfach gewesen. Aber die Zeitersparnis, die wir am Ende mit dem Tool haben werden, ist enorm“, ist Vaupel überzeugt.

Der Pilot startete am Standort Bern im Produktionsbereich. Fragen nach Betriebsvereinbarungen, Admin- und Leserechten wurden geklärt. Seit Anfang August dieses Jahres plant nun auch der Standort Marburg eine Abteilung mit 120 Mitarbeitenden über WorkforcePlus, doch die Software soll auf alle 1.200 Mitarbeitenden im Produktionsbereich ausgerollt werden.

Mit der auf Basis von KI und Operations Research arbeitenden Software von Inform hat CSL Behring eine Lösung gefunden, die alle bisherigen Systeme in einen teilautomatischen Plan- und Steuerungsprozess integriert. Das System berücksichtigt alle relevanten Planungsparameter wie etwa geltende Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeitszeitmodelle, unterschiedliche Anforderungen an das Schichtsystem in den verschiedenen Einsatzbereichen oder Qualifikationen der Mitarbeiter. Aus einer unüberschaubaren Vielzahl möglicher Pläne extrahieren die KI-Verfahren einen optimierten Plan, der all diesen Rahmenbedingungen automatisch Rechnung trägt.

Vollkonti-Betrieb flexibilisieren

Über WorkforcePlus steht der Belegschaft von CSL Behring ein mobiles Mitarbeiterportal zur Verfügung, über das die Mitarbeitenden Dienstpläne und Änderungen jederzeit über ihre privaten Smartphones einsehen können. An dieser Stelle kann auf Mitarbeiterwünsche auf völlig neue Weise eingegangen werden. „Wir können sofort sehen, ob für den Produktionsplan genügend Mitarbeitende mit den richtigen Qualifikationen vorhanden sind“, erklärt Vaupel. „Statt zum Beispiel einen Schichttausch im Betriebsbüro zu beantragen, können unsere Mitarbeitenden ihre Schichten jetzt bequem von zu Hause auf der Couch tauschen oder Wünsche abgeben, etwa an welchen Wochentagen sie arbeiten oder frei haben wollen oder auch ganz individuelle Schichtläufe, also Abfolgen unterschiedlicher Schichten.“

Änderungen in der Schichtplanung werden automatisch auf Machbarkeit überprüft und per KI mit allen Konsequenzen für den restlichen Dienstplan in einen neuen, optimierten Gesamtplan überführt. Gerade bei der gestiegenen Komplexität, die das steigende Produktionsvolumen in der Planung mit sich bringt, und der weiteren Komplexität durch Mitarbeitende, die teils gerne in kurzen und teils in langen Schichtwechseln arbeiten möchten, wäre eine sinnvolle Abbildung ohne KI nicht möglich gewesen.

Klaus Wilhelm rechnet, dass er bei 100-150 Mitarbeitenden den administrativen Aufwand pro Tag um 1,5 Stunden reduzieren kann. „Früher haben wir pro Schichteinteilung circa 20 Minuten Aufwand am Vortag für den Teamleiter berechnet, die jetzt für andere Führungsaufgaben frei sind.“ Da sich in WorkforcePlus alle individuellen Vereinbarungen hinterlegen lassen, stellen nun auch Teilzeitmodelle keine Herausforderung mehr dar. Eine bessere Arbeitsergonomie ist gewährleistet.

In Zukunft will CSL Behring auch neue Abteilungen abbilden. So möchte das Unternehmen in neuen Gebäuden die Fraktionierkapazität nochmals deutlich erhöhen, was entsprechend qualifiziertes Personal nötig macht. Mit der neuen Flexibilisierung des Schichtbetriebs erhofft sich CSL Behring dauerhaft einen Vorsprung gegenüber dem lokalen Wettbewerb.

Der Autor Jörg Herbers ist Geschäftsführer der Inform GmbH.

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