Richtige Reaktion von Produktionsteams in Corona-Zeiten

Die stärkste und effektivste Kommunikationsform ist das persönliche Gespräch. Bis zum Ausbruch der Corona-Pandemie war diese Kommunikationsform selbstverständlich. Social Distancing und der Einfluss von Corona auf die Organisation der Produktionsplanung haben die einst normale Kommunikation zwischen Produktionsteams auf den Kopf gestellt. Auch wenn Unternehmen über Notfallpläne für zahlreiche Situationen verfügen, so hat kaum jemand ein Szenario wie das Corona-Virus in Betracht gezogen. Persönliche Besprechungen, Schichtübergaben, KVP- und Lean Meetings oder Frühbesprechungen – nichts konnte wie gewohnt beibehalten werden. Produktionsbetriebe mussten sich schnell anpassen und auf eine „neue Normalität“ einstellen. Ein Whitepaper der eschbach GmbH, Bad Säckingen, gibt hierfür hilfreiche Tipps und Anleitungen

Das Konzept zur Reaktion auf die Krise

Die Digitalisierung von Kommunikationsprozessen ist ein entscheidender Baustein in dieser neuen Normalität. Künstliche Intelligenz (KI) wird zu einem immer größeren Faktor und wird in immer mehr Abläufe in Produktionsunternehmen integriert. In den Prozessindustrien wird die künstliche Intelligenz jedoch nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn menschliche Intelligenz als Teil der Lösung einbezogen wird, insbesondere in Situationen, in denen gefährliche und komplexe Prozesse von qualifizierten und erfahrenen Experten betrieben werden. Für den Betrieb in Prozessanlagen sind drei Bereiche von entscheidender Bedeutung, um auf die Krise zu reagieren:

•             Agilität der Produktionsteams: Die Verfügbarkeit von Schichtteams muss sichergestellt und das Infektionsrisiko von Schicht zu Schicht muss eingedämmt werden.

•             Remote Team- und Anlagenmanagement: Betriebsleiter und Prozessingenieure müssen aus der Ferne effektiv und effizient arbeiten können.

•             Außerordentliche Weisungen und Notfallpläne: Betriebe müssen darauf vorbereitet sein, Ihr Produktionsteam zu verkleinern und Notfallmaßnahmen einzuleiten.

Die richtigen Maßnahmen sind für die Lösung einer Krise von entscheidender Bedeutung. Wenn diese drei Bereiche richtig angegangen werden, sind die Anlagen agiler und nachhaltig belastbarer, gerade in außergewöhnlichen Situationen, die ein Umdenken erfordern.

Agilität der Produktionsteams

Das Personal an der Anlage und im Kontrollraum steht an erster Stelle aller Überlegungen. „Social Distancing“ war eine der ersten und wirksamsten Maßnahmen zur Verringerung der Ausbreitung des Virus und zur Eindämmung der Infektionsgefahr von Schicht zu Schicht. Aufgrund der oft sicherheitskritischen Verfahren in der Prozessindustrie bestehen zahlreiche Schutz- und Sicherheitsvorkehrungen, die von einer direkten und persönlichen Kommunikation abhängig sind. Zum Beispiel erfordert die Schichtübergabe ein Gespräch. Auch hängen viele Beurteilungen von der interdisziplinären Zusammenarbeit und dem 4-Augen-Prinzip ab – denn hier müssen zwei Personen jede wichtige Entscheidung und Handlung freigeben.

Die Schichtübergabe ist ein neuralgischer Punkt im Anlagenbetrieb. Informationen werden sowohl schriftlich als auch in mündlicher Form von einer Schicht zu nächsten übertragen, wobei sich über die gesamte Industrie hinweg eine gewisse bewährte Praxis etabliert hat. Der mündliche Informationsaustausch lässt sich am besten in Form eines persönlichen Treffens durchführen. Aus diesem Grund überschneiden sich im Vollkonti-Betrieb die Schichten in der Regel für 15 bis 30 Minuten, um dem Bedarf an persönlichen Austausch Rechnung zu tragen. Mit dem gegebenen Infektionsrisiko könnte genau diese zeitliche Überschneidung das größte Risiko bedeuten, bei dem sich das Virus zur Sichtübergabe von Kollege zu Kollege weiter verbreitet. Daher muss die persönliche Kommunikation durch ein Telefon- oder Videokonferenz-Gespräch ersetzt werden.

Virtuelle Übergabe sinnvoll

Eine durchdachte digitale Lösung kann eine virtuelle Übergabe ermöglichen. Eine solche Lösung muss sicherstellen, dass bei Schichtende und vor dem Verlassen des Kontrollraumes alle notwendigen Informationen eingesammelt wurden und dass all diese Informationen komplett an das folgende Schichtteam übergeben wurden. Ein 360-Grad-Überblick mit allen Ereignissen und Änderungen gewährleistet, dass alle bekannten Informationen erfasst und gespeichert werden. Darüber hinaus müssen Schichtformulare an die Bedürfnisse des Informationstransfers anpassbar sein und Revisionssicherheit der Informationen gegeben sein. Normalerweise treffen sich beide Schichtleiter am selben Computer. Beim gemeinsamen Blick auf den Bildschirm fällt es den Schichtleitern leichter, Lücken im Protokoll zu erkennen und Informationen nachzutragen. Die Betriebsbedingungen während einer Pandemie bedeuten, dass die Schichtübergabe schon im Vorfeld besser als bisher vorbereitet werden muss.

1.            Bei der Vorbereitung der Schichtübergabe werden alle notwendigen Informationen schriftlich erfasst.

2.            Das Schichtteam der vorherigen Schicht verlässt den Kontrollraum und führt alle eventuell vorhandenen Hygienemaßahmen durch, bevor das folgende Schichtteam den Raum betritt.

3. Sowohl die vorherige als auch die nachfolgende Schicht stellen sicher, dass es keinen physischen Kontakt gibt.

4.            Der synchrone verbale Austausch zwischen den Schichtteams erfolgt entweder per Telefon oder über eine Videokonferenzlösung.

Bei jedem verbalen Austausch sollten sich beide Schichtleiter an dasselbe digitale Protokoll halten – und damit eine einzige Quelle und Version als Wahrheit definieren. Dabei kann jeder Mitarbeiter seinen Computer, ein Table-PC oder zumindest einen Ausdruck dieses Protokolls verwenden.

Durchführung der perfekten Schichtübergabe

Vielleicht ist die aktuelle Schicht nach einem langen Arbeitstag erschöpft, während die Folgeschicht gerade nach vier Tagen Pause in den Kontrollraum zurückkehrt und sich nun den Stand des Betriebs bewusst machen muss. Vor dem Hintergrund dieser und ähnlich gelagerter Szenarien empfehlen Experten, dass eine Übergabe sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen muss. Zu diesem Schluss kommen auch zahlreiche Untersuchungsberichte von tödlichen Produktionsunfällen. Bei einer Pandemie ist es darüber hinaus besonders zweckdienlich, wenn die schriftlichen Aufzeichnungen in digitaler Form vorliegen.

Das persönliche Gespräch bleibt dennoch wichtig, denn die synchrone Kommunikation ermöglicht direkte Rückfragen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Botschaften vermittelt werden. Im Rahmen von „Social Distancing“ sollte der Schichtübergabe eine zusätzliche Zeit von 5 bis 10 Minuten eingeräumt werden. Dies wird vor allem für Desinfektionsmaßnahmen und das Starten der Übergabe-Videokonferenz benötigt. Das Übergabegespräch per Videotelefonie folgt der Struktur des Übergabeprotokolls. Sowohl die vorherige als auch die Folgeschicht müssen auf ihren Bildschirmen das gleiche Protokoll sehen. Der Mitarbeiter der vorherigen Schicht leitet das Übergabegespräch, indem Position für Position des Protokolls besprochen wird.

Relevante Diskussionspunkte oder Ereignisse während einer Schicht sollten ebenfalls erfasst und als Zusatzinformation notiert werden. Es ist wichtig, dass die nächste Schicht und auch die Betriebsleitung, die möglicherweise aus der Ferne arbeitet, über alle Vorkommnisse im Bilde sind. Es ist darüber hinaus zu empfehlen, digitale Unterschriften anzufordern, um sicherzustellen, dass die Schichtübergabe ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Produktionsteams in Corona-Zeiten regagieren sollten im Whitepaper der eschbach GmbH.