Produktionsplanung: Beste Chemie zwischen Hersteller und SAP

Außerdem sollte eine zuverlässige Produktionsplanung eingeführt werden. Das Systemhaus Orsoft unterstützte den Hersteller erfolgreich bei der Migration, wie folgender Erfahrungsbericht zeigt. Von Pierre Bonorden

Es gab diesen ersten Moment, bei dem dem PP-PI-Team des GoGlobal-Projekts bei der Hüttenes-Albertus Chemische Werke GmbH bewusst wurde, was die Einführung des SAP-Systems an den Standorten Hannover und Braunschweig mit sich bringen würde: Eine fünffach höhere Anzahl an Bewegungsdaten und Materialien, eine siebenfache Erhöhung des Stammdatenumfang und eine bisher unvorstellbare Stammdatengenauigkeit. Hierzu zählten 3.500 Materialien und 6.000 Fertigungsversionen beim Go-live sowie 4.000 Prozessaufträge im Monat.

Bis zu diesem Moment hatten sich das PP-PI-Team ausschließlich mit der Prozessauftragsabwicklung in SAP beschäftigt, wie etwas COR1 bis COR6N und ein wenig CM25. Aber plötzlich stellte sich die Herausforderung einer Datenlawine, dieses Monster, das sich aus vielen kleinen Bausteinen zusammensetzt. Hüttenes-Albertus benutzte bis dahin ein ERP-System, das weder die Stammdatengenauigkeit eines SAP-Systems noch den notwendigen Umfang benötigte und in dem auch keine Produktionsplanung integriert war. 

So gehörte die Frage „Und was haben wir noch physisch im Lager?“ zum Arbeitsalltag. Es war ein Anhaltspunkt, der stets in Frage gestellt wurde. Außerdem wurden in dem Altsystem mehrere Gebinde und Gewichte eines Materials unter einer Materialnummer geführt, entsprechend gab die Chargen- und Materialnummernsystematik sowohl die Produktgruppe als auch den Herstellungszeitraum an. Künftig sollten nun 4.000 Prozessaufträge im Monat und 6.000 Fertigungsversionen verarbeitet und die Produktion über das SAP-System geplant werden. Die erste Analyse des SAP-Produktionsplanungsstandards ergab folgende Ergebnisse: unzureichend, umständlich und unübersichtlich.

Gesucht wird ein Template für die Produktionsplanung

Das mit der SAP-Einführung beauftragte Beratungshaus schlug eine Eigenprogrammierung in SAP vor, die jedoch von Hüttenes-Albertus abgelehnt wurde. Daher sollte ein Partner gefunden werden, der bereits das benötigte Template im Portfolio hatte und der sich bereits hervorragend mit der Thematik auskenne würde. So starteten sie das Projekt der Paralleleinführung einer Produktionsplanungssoftware zum SAP-Go-Live für den Standort Hannover. Die Anforderungen des kleineren Standorts Braunschweig konnten mit dem SAP-Standardsystem erfüllt werden.

Es folgte der zweite wichtige Schritt – der erste Besuch von Mitarbeitern der Orsoft GmbH, einem Systemhaus in Hannover. Sie präsentierten als Template die Orsoft Manufacturing Workbench (MWB) und erläuterten diverse Erweiterungen, die bei anderen Kunden bereits umgesetzt wurden. Professionell, sachlich, freundlich und souverän – eine hervorragende Atmosphäre bei der ersten Besprechung. Auch diese Momente zwischen Frage und Antwort, bei denen es manchmal auch hieß: „Das können wir gerade nicht beurteilen.“

Produktionsplanung: Tool benötigt grafische Darstellung

Dann folgte der dritte Schritt. Es war der Besuch eines Referenzkunden eines Mitbewerbers von Orsoft. Eine Aussage des Produktionsplaners gab schließlich den Ausschlag: Auf die Frage, welches der größte Nachteil des gewählten Planungstools sei, antwortete er, es biete keine grafische Darstellung und kein Gantt-Chart, sondern nur eine Liste. Dadurch fehle es an Übersichtlichkeit. Sollten sie erneut in ein Auswahlverfahren gehen, würden sie sich für ein grafisches Tool entscheiden, auch wenn die Kosten dafür wesentlich höher seien. Damit fiel die Entscheidung auf Orsoft.

Von B-eratern und A-ratern

Bis zu diesem Zeitpunkt basierte das Konzept des PP-PI-Teams bei Hüttenes-Albertus mehr auf den Wünschen der Bereiche als auf dem SAP-Standard. Bei der ersten Besprechung mit Orsoft kamen häufig Aussagen wie: „Warum wollen Sie das so machen?“, „Das sieht SAP so nicht vor“ oder „Es gäbe auch noch…“. Es begann eine zweite Lernphase, die wesentlich integrativer ausgelegt war und in der nicht der Wunsch oberstes Gebot war, sondern der Gesamtprozess und das SAP-System im Fokus stand. Das PP-PI-Team des GoGlobal-Projekts drehte nicht nur jeden Stein noch einmal um, einige Steine konnten auch durch Argumente beseitigt werden.

Ein Beispiel ist die Übertragung von kundenspezifischen Wünschen bei anonymer Lagerfertigung in die Produktion, bis hin zu den Planungs- und Prozessaufträgen. Diese Anforderung wäre im SAP-System nur mit einer Zusatzprogrammierung umsetzbar gewesen. Wenngleich Orsoft eine Möglichkeit dafür aufzeigte, konnten die Berater die Absurdität dieses Wunsches vor Augen führen und vor dessen Umsetzung warnen. Dennoch hielt das Team von Hüttenes-Albertus an dieser Anforderung fest, bis in einer Besprechung mit Orsoft die Auswirkungen auf das SAP-System und die Organisation erläutert wurden und man zur Schlussfolgerung kam, es sei keine gute Idee.

Produktionsplanung: Manufacturing Workbench um Kopplungsfunktion erweitert

Das Team fand eine andere Lösung für dieses Problem, es musste sich nur von der Vorstellung und der damit verbundenen Sicherheit lösen. Zugleich entwickelte das Systemhaus Ideen, die die Produktionsplaner heute als unerlässlich betrachten und die im SAP-Standard nicht umsetzbar sind: Aufgrund der SAP-Materialnummernstruktur, bei der jede Verpackungsvariante mit dem jeweiligen Nettogewicht ein eigenes Material ist, hätten die Produktionsplaner künftig mit wesentlich mehr Materialien beziehungsweise Materialnummern arbeiten müssen. 

Orsoft erweiterte die Manufacturing Workbench um eine Kopplungsfunktionalität, die es ermöglicht, nur Materialien zu produzieren und zu bearbeiten, die den identischen Bulk haben. Durch diese Funktion wurde bereits vor dem Go-live des SAP-Systems die Sorge der Produktionsplaner vor Materialverwechselungen genommen.

In der zweiten Lernphase wurde das Team von Hüttenes-Albertus mit einem weiteren Vorteil des Lösungspakets von Orsoft vertraut. Neben der grafischen Planung und der hervorragenden Beratung rückte nun das Thema Stammdaten in den Fokus. Bei der Präsentation in Hannover hatte das Systemhaus bereits darauf hingewiesen, dass man mit der Manufacturing Workbench auch die Stammdaten kontrollieren kann. Das Team von Hüttenes-Albertus begann daher, die ersten Planungsrezepte und Fertigungsversionen in das Q-System zu laden und stellten fest, wie umfangreich der Vorgang ist und wie einfach zugleich die Daten mit den Abfragen der MWB zu kontrollieren sind, was mit dem SAP-System wesentlich aufwendiger gewesen wäre. So wurden Stammdatenfehler bei Tests der MWB schneller als im SAP-System entdeckt, da sie teilweise grafisch dargestellt werden.

Problemlose Inbetriebnahme von SAP und Orsoft MWB

Die Stunde der Wahrheit kam am 1. Januar 2018 mit dem Go-live von SAP und ­Orsoft MWB. Ohne größere Störungen oder Pannen schaffte Hüttenes-Albertus den Sprung von dem Altsystem zu SAP und dessen wichtigen Vermittler, die Orsoft Manufacturing Workbench. Nach sechs Monaten praktischer Erfahrung mit dem System stellten sie eine Liste noch offener Anforderungen und Wünsche zusammen. Inzwischen ist das Template so weit vervollständigt, dass Hüttenes-Albertus bereits den nächsten Go-live von MWB in Spanien plant und hierbei keine Erweiterungen mehr benötigt.

Die Produktionsplaner arbeiten heute zu 90 Prozent mit der MWB, planen damit die Produktion, bearbeiten Prozessaufträge und verwenden viele Funktionalitäten, die ihnen anfangs nicht in den Sinn kamen. Der Fokus, ein unscheinbares kleines Feld in der Kopfzeile der MWB, der sämtliche Browser (von den Prozessaufträgen bis hin zu den Lieferungen) nach den eingegebenen Suchkriterien filtert, ist heute ein äußerst wichtiges Werkzeug. Denn diese Funktionalität ermöglicht eine Gesamtmaterialübersicht, von den Rohstoffen eines Materials bis zum Materialbereitstellungsdatum des Produkts. Im SAP-System ist eine solche Gesamtübersicht wesentlich aufwendiger umzusetzen.

Die Produktionsplaner von Hüttenes-Albertus haben Orsoft nicht nur als Mittler und Berater der „A-rater-Klasse“ kennengelernt, sie waren und sind immer wieder Regulativ und Ordnungsstifter bei der Vielzahl an Ideen und Wünschen. Das Systemhaus freut sich auf die weitere Zusammenarbeit und sieht der Lösung möglicher zukünftiger Probleme zuversichtlich entgegen.

Pierre Bonorden ist Teilprojektleiter PP bei der Hüttenes-Albertus Chemische Werke GmbH. Hüttenes-Albertus Chemische Werke unterhält ein eigenes Tanklager zur 
Produktionsversorgung.

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