Process Mining: Wirtschaftlicher Mehrwert durch Prozessanalytik

Es ist eine noch recht junge Technologie, die Deloitte in seiner Global Process Mining Survey untersucht. Anfang des neuen Jahrtausends war der Niederländer Dr. Ir. Will van der Aalst einer der ersten, der sich intensiv mit den Potenzialen von Prozessoptimierung beschäftigte sowie die Grundlagen für die wissenschaftliche und wirtschaftliche Nutzung von Process Mining legte.

Inzwischen ist van der Aalst renommierter Professor an der RWTH Aachen und eine international gefragte PM-Koryphäe, die bei der Konzeption des Surveys maßgeblich beteiligt war. Zugleich hat sich die Technologie als Bindeglied zwischen Data-Mining und Business Process Management fest etabliert. Dies half bei der Hebung von in den Daten schon enthaltenem, implizitem Prozesswissen.

Identifizierung von Trends in PM-Projekten

Mit der Global Process Mining Survey 2021 bewertet Deloitte erstmals die aktuelle Verbreitung von Process Mining (PM) und liefert Einblicke, wie mit der Technologie nachhaltig Mehrwerte erzeugt werden können. Ziel der Umfrage unter mehr als 100 internationalen IT-Spezialisten ist die Identifizierung von Trends sowie Fallstricken in PM-Projekten, um Anwender bei einem langfristig erfolgreichen Einsatz von Process Analytics zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, in ihren Initiativen und Projekten messbare Verbesserungen und damit echte Mehrwerte zu generieren. 

„In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich das Process Mining von einer aufstrebenden wissenschaftlichen Disziplin zu einem ausgereiften Ansatz zur Verbesserung von Prozessen entwickelt, unterstützt durch Dutzende von kommerziellen PM-Werkzeugen“, sagt Prof. Dr. Ir. Will van der Aalst, Leiter der Arbeitsgruppe Prozess- und Datenwissenschaft an der RWTH Aachen Universität und Vorsitzender der IEEE Task Force on PM: 

„Dabei geht es um konkrete Fragestellungen. Wie hilft Process Mining, meine Prozesse zu verbessern, Kosten zu sparen sowie die Reaktionszeiten zu verkürzen? Wie lassen sich aus Leistungs- und Konformitätsdiagnosen Maßnahmen für die Behebung der identifizierten Probleme ableiten? Und ganz wichtig: Wie verankere ich Process Mining in meiner Organisation? Die Deloitte PM-Survey 2021 adressiert genau diese Fragen und vermittelt ein gutes Verständnis für den aktuellen Einsatz von Process Mining. Zugleich identifiziert sie auch mehrere wichtige Erfolgsfaktoren.“

Hohe Erwartungen an Process Mining

Vor allem Softwareanbieter schüren hohe Erwartungen und vermarkten die unbegrenzten Möglichkeiten von PM. Dies mag einer der Gründe sein, warum die Kunden große Hoffnungen in diese Technologie gesetzt haben. Einer der wesentlichsten Punkte ist der Vorteil, dass sie alles in einem Paket liefern kann – ein Grund, warum Process Mining oft als Allround-Talent und Tausendsassa-Technologie verstanden wird.

Die Vorteile reichen von unternehmensweiter Prozesstransparenz, überdurchschnittlichem ROI sowie schnelleren Durchlaufzeiten bis hin zu Ermittlung von Automatisierungspotenzial, Kosteneinsparungen und Compliance Tracking – um nur einige zu nennen. Viele Anwender sagen, dass PM in Kombination mit anderen Technologien wie Robotics Process Automation (RPA) die Unternehmensleistung steigert.

Wesentliche Erkenntnisse der Studie:

• Die Mehrheit der Teilnehmer, 63 Prozent, haben bereits mit der Implementierung von Process Mining begonnen. 
• Von denen, die Process Mining bisher nicht anwenden, planen 87 Prozent ein Pilotprojekt oder einen Proof-of-Concept. Es gibt also ein hohes Potential zur Steigerung.
• 83 Prozent der Unternehmen, die PM bereits auf globalem Level nutzen, planen die Ausweitung ihrer Initiativen. 
• Das gleiche Ziel verfolgen 77 Prozent derer, die im Moment Insellösungen einsetzen und 63 Prozent derer, die erst kürzlich einen Proof-of-Concept gestartet haben.
• Die wichtigsten Erwartungen an PM sind Prozessverbesserungen, Transparenz und Kostenreduktion. 84 Prozent der Umfrageteilnehmer glauben, dass Process Mining Mehrwerte liefert. 31 Prozent geben an, dass Maßnahmen zur Prozessverbesserung (z.B. Automatisierung) Mehrwerte erzeugt haben.
• Typische Ansatzpunkte für PM findet man insbesondere bei Support-Prozessen, die ein hohes Effizienzpotenzial aufweisen, jedoch oft ein geringes Wertbeitragspotential besitzen. Die meisten Kunden beginnen mit Prozessen, die ein hoch-standardisiertes Datenmodell aufweisen. Diese liegen häufig im Einkauf (Purchase-to-Pay-Prozess) und Accounting (Accounts Payable, Accounts Receivable) vor, gefolgt von Verkauf (Order-to-Cash) und IT Service Management.

Die fünf wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Nutzung von Process Mining: 

Basierend auf den Umfrageergebnissen identifiziert Deloitte darüber hinaus die wichtigsten Erfolgsfaktoren für den Einsatz von PM. 

1. Abteilungs-/Funktionsübergreifende Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen
2. Datenqualität und -transformation
3. Klare Zielsetzung
4. Sponsorship durch die Unternehmensführung
5. Verfügbarkeit dedizierter Ressourcen

Für die praktische Umsetzung der Ergebnisse in einer skalierbaren sowie erfolgreichen PM-Initiative stellt Deloitte in dem Survey zugleich ein Target Operating Model zur Verfügung, mit dem Unternehmen sich unmittelbar an den zu bewältigenden To Dos orientieren können. „Process Mining ist am effektivsten, wenn es unternehmensweit genutzt wird“, erläutert Prof. Dr. van der Aalst. „Daher empfehlen wir in unserer Studie, hochwertige Prozesse zu wählen und eine klare Data-to-Value-Strategie zu etablieren. Process Mining ist eine erstaunlich wertschöpfende Technologie, doch ihr Wertbeitrag hängt wesentlich davon ab, wie sie genutzt wird.”

Hier gebe es noch etliche Hürden, betont Tobias Unger, Leiter des Center for Process Bionics (CPB) bei Deloitte. „Oft wird mehr Technologie mit Mehrwert verwechselt, da die Zielsetzung die reine Nutzung und nicht den Geschäfts-Nutzen in den Vordergrund stellt. Daher ist es in unseren Augen extrem wichtig, dass eine Anwendung von Process Mining stets einer klaren Data-to-Value Strategie folgt und Anwendungsfälle nach ihrem Geschäftswertbeitrag priorisiert werden.“

Europa ist eine Process Mining-Hochburg

Eines fällt auf: Europa liegt hier bei der Entwicklung im internationalen Vergleich noch ganz vorne. PM wird aktuell vor allem von europäischen Firmen vorangetrieben und genutzt. Aus Deutschland beispielsweis stammt das Unternehmen Celonis, Weltmarktführer im Bereich Data- und Process-Mining und Execution Management, das vor rund zehn Jahren mit Forschung und Entwicklung in diesem Bereich begonnen hat und ein strategischer Ökosystem-Partner des Deloitte Center for Process Bionics (CPB) ist.

„Das Wachstumspotenzial in diesem Bereich ist real. Wir gehen davon aus, dass der PM-Markt in den nächsten Jahren um über 70 Prozent (CAGR) wachsen wird. Process Mining wird immer leistungsfähiger, da Unternehmen aus verschiedenen Branchen die Bedeutung von Operational Excellence erkennen“, sagt Unger. „Während der Markt in Europa, insbesondere in Deutschland und den Niederlanden, deutlich reifer zu sein scheint als im Rest der Welt, beginnen andere Regionen wie Russland, die USA, Südamerika und Südostasien aufzuholen.“

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Über den Autor: Tobias Unger ist Direktor bei Deloitte und Leiter des Center for Process Bionics (CPB).