Dokumentenmanagementsystem: Wie Sie Ihre Arbeitsabläufe transparenter gestalten

Die Kies- und Schotterwerke Müller in Ostrach zählen zu den ältesten Unternehmen dieser Branche im südlichen Baden-Württemberg. In den fast neun Jahrzehnten seit der Firmengründung hat sich eines nicht verändert. Der Familienbetrieb ist bekannt als zuverlässiger Partner der Bauindustrie. Neben dem hohen Qualitätsstandard der Produkte schätzen die Kunden vor allem die schnelle Reaktion des Zulieferers auf neue Marktentwicklungen. Auch in der Verwaltung setzt das Unternehmen auf Innovation. So wurde 2020 das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare als Cloud-Lösung eingeführt und seither erfolgreich eingesetzt.

Anforderungen

Durch den Bauboom der vergangenen Jahre haben auch die Kies- und Schotterwerke Müller einen enormen Aufschwung erlebt. Entsprechend gewachsen ist das Dokumentenaufkommen in der Verwaltung. Die Archivräume waren randvoll mit Papierordnern, die Belege wurden mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt. Lange Suchzeiten waren die Folge. Die Corona-Pandemie und die damit erzwungene Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice machten eine schnelle Entscheidung notwendig.

Mit der Einführung eines DMS sollte allerdings nicht nur die Archivierung der Belege in einem zentralen Dokumenten-Pool sichergestellt werden, so dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch im Homeoffice auf notwendige Dokumente zugreifen können. „Wir wollten mit dem Dokumentenmanagementsystem außerdem komplette Arbeitsprozesse besser strukturieren und damit in den Abteilungen klare Zuständigkeiten schaffen“, sagt Dominik Reichle, kaufmännischer Leiter im Familienbetrieb.

Für DocuWare sprach vor allem, dass das System im Vergleich zur Konkurrenz sehr flexibel ist, was Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen betrifft, betont der Diplom- Betriebswirt. Außerdem sei auch die räumliche Nähe und die fachliche Kompetenz des DocuWare Partners entscheidend gewesen: „Mit dieser Unterstützung konnten wir unser Vorhaben zeitnah und zügig umsetzen. Das Gesamtpaket hat gestimmt“, sagt Reichle. Um jeden Aufwand für Support zu vermeiden und Updates sofort verfügbar zu haben, entschied sich der kaufmännische Leiter für die Cloud-Variante: „Das bedeutet für uns weniger Aufwand und ist bequem, denn damit übernimmt DocuWare auch die Verantwortung für die Sicherheit der Daten.“

Dokumentenmanagementsystem: Die Lösung

Die DMS-Einführung im November 2020 wurde im Unternehmen sorgfältig vorbereitet. In separaten Schulungen wurden mit jeder Abteilung Ablauf, Vorteile und Probleme besprochen. Auch heute werden regelmäßig Verbesserungsvorschläge aufgenommen und Abläufe angepasst. „Dieser Austausch ist das A und O für die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern“, sagt Dominik Reichle. An zusätzlicher Hardware musste lediglich ein mobiler Tischetikettendrucker angeschafft werden, einige Mitarbeiterinnen erhielten einen zweiten Bildschirm. „Insgesamt hatten wir keine großen Kosten“, so der kaufmännische Leiter. DocuWare ist sowohl in das Fakturierungsprogramm TBRegio als auch in die Finanzbuchhaltungssoftware Addison und in das Zeiterfassungssystem GeCO integriert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so auf die Dokumente zugreifen, ohne ihre gewohnte Arbeitsoberfläche zu verlassen.

Mit einem Workflow zur Angebotserstellung lässt sich der DocuWare Einsatz in der Vertriebsabteilung starten. Sobald ein Kunde seine Anfrage per Mail schickt oder eine telefonische Anfrage in ein Online-Formular eingegeben und in DocuWare gespeichert ist, startet der Workflow. Die Anfrage erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Vertriebsmitarbeiters zur Kalkulation. Ist diese erstellt, erhält sie der Vertriebsleiter zur Prüfung.

Der Ablauf kurz erklärt

Dieser schickt sie entweder mit einer Änderungsanweisung oder mit der Bitte um eine Angebotserstellung zurück an den Kalkulierer. Dieser schreibt das Angebot, und sendet es per Mail an den Kunden. Mit dem Druckbefehl lässt sich das Dokument automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archivieren. Damit endet der Workflow.

Als Nächstes wurde in der Buchhaltung ein Workflow zur Rechnungsprüfung eingerichtet. Eingangsrechnungen per Post lassen sich in der Zentrale einscannen, mit Intelligent Indexing automatisch verschlagworten und in DocuWare archivieren. Rechnungen per Mail werden automatisch abgelegt, gleichzeitig startet der Workflow. Der Geschäftsführer erhält sämtliche Rechnungen zur Ansicht, beim kaufmännischen Leiter erscheinen sie in der Aufgabenliste zur Prüfung: Entweder gibt der kaufmännische Leiter Dominik Reichle die Rechnungen dann direkt zur Buchung frei oder aber er lässt sie davor noch von einem zuständigen Mitarbeiter prüfen. Bei Rechnungen, die weiterberechnet werden müssen, ist eine zusätzliche Freigabestufe eingebaut. Reichle wählt einen Mitarbeiter aus, der die Rechnung weiterberechnet, sie im Fakturierungsprogramm schreibt und sie zur Prüfung zurück an Reichle schickt.

Der Workflow ist abgeschlossen, wenn die Rechnungen anschließend der Buchhaltung übergeben, dort in Addison gebucht sowie bezahlt und zuletzt in DocuWare gespeichert sind. Auch die Personalabteilung der Kies- und Schotterwerke arbeitet seit einigen Monaten mit dem Dokumentenmanagementsystem. Neben der digitalen Personalakte ist außerdem ein Workflow zur schnellen Prüfung von Urlaubsanträgen installiert. Damit sämtliche Workflows selbst in Urlaubszeiten des Geschäftsführers und des kaufmännischen Leiters nicht ins Stocken geraten, nutzen beide DocuWare Mobile, um wichtige Freigaben dann per Smartphone zu erteilen.

Dokumentenmanagementsystem: Die Vorteile

Durch die Cloud-Lösung ist die Geschäftsleitung immer über den aktuellen Stand in den verschiedenen Arbeitsprozessen informiert, ohne lange in verschiedenen Ordnern suchen zu müssen. Den größten Nutzen habe das Unternehmen durch die Zeitersparnis, so der kaufmännische Leiter. Schon bei der Ablage der Dokumente bringe Intelligent Indexing den Mitarbeitern große Arbeitserleichterung, Fehler bei der Eingabe der Schlagwörter lassen sich so vermeiden. Dadurch ist umgekehrt auch die Suche viel einfacher, erklärt Dominik Reichle: „Durch die bequeme Volltextsuche finde ich schnell und zuverlässig genau den Beleg, den ich für meine Arbeit brauche.“ Auch innerhalb der Abteilungen finde Wissenstransfer statt, da jetzt jeder auf alle Unterlagen zugreifen kann.

Eine Konsequenz sei beispielsweise die deutlich geringere Fehlerquote bei der Rechnungsprüfung, sagt Reichle: „Rechnungen, die nicht korrekt gestellt sind, fallen jetzt sofort auf, weil jeder an seinem Arbeitsplatz alle Dokumente für die Prüfung zur Verfügung hat.“ Auch der Kunde ist zufriedener – seine Fragen zu einer Rechnung lässt sich nun in einem schnellen Telefonat beantworten.

Fazit

Insgesamt sind die Arbeitsabläufe im Unternehmen strukturierter und transparenter geworden, ist Dominik Reichle zufrieden. Besonders gefällt ihm, dass die Mitarbeiter dank digitalem Dokumenten-Management sehr flexibel auch bereichsübergreifend arbeiten können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ebenfalls daran interessiert, dass der DMS-Einsatz im Unternehmen weiter auszubauen ist. Als Nächstes ist die Integration von DocuWare in die Software zur Grundstücksverwaltung geplant. Gern nimmt Dominik Reichle auch die Ideen der Mitarbeiter auf: Ein Workflow, um Schadensfälle zu steuern, könnte das nächste Projekt sein.

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